Reprendre les conditions du financement
La convention, le budget approuvé et les catégories admissibles servent de références. Nous distinguons les projets et leurs périodes, puis identifions qui autorise les dépenses. Une même facture partagée entre deux activités conserve une méthode d’attribution explicite, afin de ne pas imputer deux fois le même coût.
Conserver les preuves des déboursés
Achats, honoraires, heures approuvées et remboursements sont associés au projet concerné. Les justificatifs précisent le motif et l’autorisation. Les sommes reçues ne sont pas toutes traitées de la même façon : financement affecté, contribution et vente de service nécessitent une analyse selon les conventions et le statut réel de l’organisme.
Exemple illustratif : solde bancaire et fonds disponibles
Un organisme possède 31 000 $ au compte. Son suivi indique 18 000 $ affectés à un projet encore en cours et 5 000 $ de factures approuvées à payer sur les fonds généraux. La lecture simplifiée laisse 8 000 $ de fonds généraux après ces engagements, sous réserve des autres obligations.
Préparer les données pour les personnes responsables
Les tableaux produits sont destinés exclusivement à la gestion interne. Si le bailleur exige un rapport professionnel, la tenue de livres fournit les pièces et données au CPA chargé de ce mandat. Les démarches au registre et les décisions du conseil sont suivies séparément, avec les confirmations conservées dans le dossier administratif.
Questions sur ce service
Tous les OBNL sont-ils des organismes de bienfaisance?
Non. Le statut doit être confirmé, notamment avant toute conclusion sur les reçus de dons ou les taxes.
Produisez-vous un rapport d’audit pour le bailleur?
Non. Nous préparons les données pour le CPA auquel ce mandat professionnel est confié.
Passer à la pratique
Sources et renseignements actuels
La prochaine étape
Partir du dossier existant.
Repérer les pièces manquantes, définir le mandat et organiser le prochain suivi.
Parlons de votre tenue de livres