Conserver la version acceptée de la commande
Le dossier précise la date, le lieu, le menu, les quantités, le matériel et les services compris. Les conditions d’annulation et de modification viennent de l’entente réelle. Lorsqu’un client change le nombre de personnes ou l’horaire, gardez la confirmation et ses conséquences sur le prix. Une note isolée dans un calendrier ne suffit pas toujours à expliquer la différence entre le devis et la facture finale.
Exemple illustratif : invités et location supplémentaires
Un traiteur prépare une réception de 70 personnes à 52 $ par repas, soit 3 640 $ avant taxes. Le client confirme ensuite 82 personnes et une location supplémentaire de 240 $. Le nouveau montant est de 4 504 $ avant taxes : 82 fois 52 $, plus 240 $. Dans un suivi simplifié excluant les taxes, un acompte déjà reçu de 1 500 $ laisse 3 004 $ à couvrir. Le rapprochement final doit utiliser la facture réelle et son traitement fiscal confirmé.
Relier les achats aux engagements de l’événement
Les commandes alimentaires, locations et heures de préparation suivent la même référence. Si certains achats servent également au restaurant, la répartition doit être expliquée. Identifiez les dépenses non annulables avant d’utiliser l’acompte pour d’autres besoins de trésorerie. Le traitement des acomptes et la date d’exigibilité des taxes nécessitent leur propre examen; la date de la réception ne détermine pas seule tout le calendrier fiscal. Les documents doivent permettre au responsable de revoir cette question. Revenu Québec précise que, pour un acompte taxable, les taxes doivent être perçues à la première date où il est versé ou dû. Un véritable dépôt suit des règles différentes; le nom donné au versement doit donc être vérifié avec les conditions de l’entente.
Rapprocher après la réception
Comparez nombre facturé, prestations réellement convenues, crédits approuvés et paiements reçus. Ajoutez les frais de plateforme ou de carte à leur place, sans les soustraire discrètement des ventes. Les registres recommandés par l’ARC permettent de conserver le lien entre revenus et pièces justificatives. Le tableau interne peut ensuite montrer les coûts directs et les montants encore à encaisser. Les pourboires, salaires et obligations de facturation propres à la restauration restent suivis selon les règles applicables et les responsabilités convenues, pour que la fermeture de l’événement ne laisse pas de poste inexpliqué.
Passer à la pratique
Sources et renseignements actuels
La prochaine étape
Partir du dossier existant.
Repérer les pièces manquantes, définir le mandat et organiser le prochain suivi.
Parlons de votre tenue de livres