Associer la facture à la réception
Pour un achat de marchandises, nous relions la commande, la réception et la facture lorsque ces documents existent. Pour un service, la confirmation du responsable appuie l’achèvement convenu. Les différences de quantité, de prix ou de frais de livraison sont signalées avant que le paiement soit présenté comme prêt à approuver.
Garder les crédits dans le suivi
Un retour au fournisseur, une facture annulée ou un trop-payé doit rester visible jusqu’à son règlement. Nous pouvons rapprocher les relevés de fournisseurs importants et expliquer les anciens soldes. Les modalités et échéances sont conservées pour aider le propriétaire à planifier les sorties de fonds et les achats essentiels.
Exemple illustratif : livraison partielle
Un restaurateur commande 50 unités à 32 $ chacune et en reçoit 46. La facture de 1 600 $ avant taxes inclut quatre unités manquantes, soit 128 $. Nous conservons la preuve de réception et suivons le crédit demandé ou la livraison complémentaire jusqu’au règlement du dossier.
Définir le circuit d’autorisation
L’approbation des achats et la libération des paiements restent entre les mains des personnes autorisées selon l’entente. Les changements de coordonnées bancaires suivent une vérification convenue. À la fin du mois, la liste présente aussi les factures attendues pour des biens ou services déjà reçus, afin que les engagements ne disparaissent pas du portrait.
Questions sur ce service
Décidez-vous quels fournisseurs payer?
Nous préparons les informations; les décisions appartiennent aux personnes désignées dans l’entreprise.
Peut-on suivre les crédits attendus?
Oui. Chaque crédit reste lié à sa facture ou à son retour jusqu’à son application.
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Sources et renseignements actuels
La prochaine étape
Partir du dossier existant.
Repérer les pièces manquantes, définir le mandat et organiser le prochain suivi.
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