Lire les exigences du contrat avant de facturer
Le dossier devrait identifier le numéro de contrat, le bon de commande s’il est requis, les livrables, les pièces attendues et le destinataire de la facture. Conservez aussi les changements autorisés. Les modalités viennent du contrat réel : un délai observé chez un ministère ou une municipalité ne constitue pas une règle universelle pour tous les acheteurs publics. Le suivi financier gagne à reproduire les étapes effectivement exigées.
Exemple illustratif : un mandat en trois étapes
Un consultant de Hull convient de trois livrables de 5 000 $ chacun, taxes comprises dans cet exemple. À une date de suivi, le premier est accepté, facturé et payé; le deuxième est accepté mais sa facture attend une référence administrative; le troisième est encore en cours. Les trois lignes montrent respectivement 5 000 $ encaissés, 5 000 $ dont la facturation doit être complétée et 5 000 $ de travail restant. Additionner les 15 000 $ comme argent disponible masquerait deux étapes importantes.
Associer les coûts et la prochaine action
Pour chaque ligne, liez les heures approuvées, factures de sous-traitance et dépenses autorisées. Supposons que le deuxième livrable ait déjà mobilisé 1 800 $ de sous-traitance payables avant son encaissement. Cette sortie doit apparaître dans le calendrier de trésorerie, même si la facture client n’est pas encore envoyée. Attribuez ensuite une action précise : obtenir la référence, transmettre la facture ou demander la confirmation prévue au contrat. Une personne responsable et une date suffisent souvent à rendre le tableau utile.
Garder les pièces financières et professionnelles distinctes
Les lignes directrices de l’ARC sur les registres appuient la conservation des documents qui expliquent revenus et dépenses. Le tableau de suivi proposé est un outil de gestion interne, pas une attestation destinée au client public. Si celui-ci exige un rapport relevant d’un CPA, transmettez les données au professionnel mandaté. Le lieu de fourniture et les taxes font aussi l’objet de leur propre examen. Un dossier complet facilite ainsi la facturation sans promettre une admissibilité contractuelle, un paiement accéléré ou un résultat fiscal fondé seulement sur l’identité publique du client.
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Sources et renseignements actuels
La prochaine étape
Partir du dossier existant.
Repérer les pièces manquantes, définir le mandat et organiser le prochain suivi.
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