Rassembler les éléments de chaque visite
Le dossier identifie le client, l’adresse, la date, le service convenu et les changements acceptés. Les reçus d’achat et heures approuvées portent la même référence. Une confirmation de réalisation aide à distinguer une visite terminée d’un rendez-vous reporté ou d’un retour pour compléter le travail.
Distinguer déplacement et service rendu
Les frais de déplacement sont conservés avec leur motif et leur lien au mandat. L’entreprise précise lesquels sont inclus dans le prix ou refacturés selon l’entente. Une intervention à Ottawa est documentée pour les analyses fiscales pertinentes; les règles ne sont pas déduites simplement de l’adresse du bureau à Gatineau.
Exemple illustratif : deux visites pour un client
Un service est vendu 460 $ avant taxes. Les coûts directs documentés comprennent 170 $ de main-d’œuvre, 55 $ de fournitures et 35 $ de déplacement. La contribution est de 200 $ avant frais généraux. Une seconde visite non prévue de 70 $ réduit cette contribution à 130 $.
Suivre le paiement après la visite
Nous associons les virements et paiements par carte aux factures, puis isolons les soldes partiels. Les tableaux internes peuvent montrer les visites terminées non facturées et les dépenses sans justificatif. Les autorisations municipales et le statut des travailleurs sont des dossiers distincts dont les confirmations utiles peuvent être conservées avec les informations de l’entreprise.
Questions sur ce service
Peut-on suivre une équipe mobile?
Oui, avec une référence commune pour les interventions, heures et achats.
Pouvez-vous déterminer le statut de nos travailleurs?
Nous organisons les informations; une analyse du statut doit être faite selon les faits et les règles applicables.
Passer à la pratique
Sources et renseignements actuels
La prochaine étape
Partir du dossier existant.
Repérer les pièces manquantes, définir le mandat et organiser le prochain suivi.
Parlons de votre tenue de livres