Reprendre les conditions de chaque entente
Le dossier de projet contient la convention, le budget, les catégories de dépenses, la période et les autorisations requises. Les changements confirmés sont conservés avec la version précédente. Une convention peut limiter l’utilisation de l’argent sans que cette limitation soit visible au compte bancaire. Le tableau de gestion doit donc rendre les engagements lisibles et désigner la personne qui confirme l’admissibilité d’une dépense.
Exemple illustratif : lecture du solde disponible
Un organisme possède 46 000 $ au compte. Le suivi interne identifie 21 000 $ affectés au projet A et 9 000 $ au projet B. Les fonds généraux représentent donc 16 000 $ dans cet exemple. Si des factures approuvées de 6 500 $ doivent être payées avec ces fonds généraux, il reste 9 500 $ après ces engagements. Le calcul suppose que les montants de projets sont correctement identifiés et qu’aucune autre obligation ne manque; il ne détermine pas à lui seul la présentation comptable des contributions.
Documenter les dépenses partagées
Une facture de 1 200 $ peut concerner deux projets. Si la méthode approuvée attribue 35 % au projet A et 65 % au projet B, les montants sont de 420 $ et 780 $, sans double imputation. Conservez la raison de cette méthode et les pièces qui l’appuient. Les heures, remboursements et achats doivent suivre le même principe. Un pourcentage choisi seulement pour utiliser le solde d’un budget ne décrit pas nécessairement l’usage réel.
Préparer les pièces pour le professionnel mandaté
Revenu Québec distingue les statuts et règles propres aux organismes de services publics; un OBNL ne doit pas présumer que toutes ses opérations sont exemptes ou que toute taxe est récupérable. Les questions fiscales sont examinées séparément. Les tableaux issus de la tenue de livres sont destinés exclusivement à la gestion interne. Si le bailleur demande des états ou une attestation professionnelle, transmettez les données au CPA responsable du mandat. Cette organisation aide la direction à décider tout en conservant une trace claire des conditions du financement.
Passer à la pratique
Sources et renseignements actuels
La prochaine étape
Partir du dossier existant.
Repérer les pièces manquantes, définir le mandat et organiser le prochain suivi.
Parlons de votre tenue de livres