Rendre chaque facture justifiable
La facture est liée au contrat, au bon de commande et à la preuve de livraison ou d’acceptation disponibles. Nous conservons les coordonnées et références utilisées pour la facturation. Cette organisation est particulièrement utile lorsqu’un client public ou une grande organisation exige un numéro de dossier précis pour acheminer le paiement.
Associer les versements aux opérations
Un paiement peut couvrir plusieurs factures ou laisser un montant partiel. Nous utilisons les avis de paiement pour effectuer les associations et conservons les notes de crédit approuvées. Les soldes ne doivent pas être effacés simplement parce qu’un montant proche est apparu au compte bancaire.
Exemple illustratif : deux livrables réglés ensemble
Un consultant émet deux factures, taxes comprises, de 3 800 $ et 2 400 $. Le client verse 5 000 $ en précisant qu’il règle la première et 1 200 $ de la seconde. Le suivi conserve le solde de 1 200 $ et le relie au livrable concerné.
Planifier les relances et encaissements
La liste des comptes clients peut indiquer le document manquant, la promesse de paiement et la prochaine date de suivi. Les communications aux clients sont incluses seulement avec une autorisation et des modalités convenues. Les encaissements attendus alimentent ensuite le suivi de trésorerie, en distinguant les dates confirmées des estimations du propriétaire.
Questions sur ce service
Pouvez-vous préparer des rappels?
Oui, lorsque contenu, destinataires et autorisation de communication sont convenus.
Comment traiter une facture contestée?
Nous gardons la portion contestée et ses pièces distinctes jusqu’à la décision du responsable.
Passer à la pratique
Sources et renseignements actuels
La prochaine étape
Partir du dossier existant.
Repérer les pièces manquantes, définir le mandat et organiser le prochain suivi.
Parlons de votre tenue de livres